ALGEMENE VOORWAARDEN EN DE ONDERNEMER

Startup Stock PhotosAls zelfstandige ondernemer heb je veel zaken aan je hoofd. Vaak moet je alles alleen doen, zeker als je het avontuur van zelfstandig ondernemen net bent aangegaan! Behuizing, computers, abonnementen, noem maar op. Misschien heb je er wel aan gedacht je verzekeringen aan te passen als je vanuit huis werkt. Maar veel ondernemers hebben geen algemene of leverings voorwaarden. En dat is ook niet verplicht. Of dat verstandig is lees je in dit blog.

Algemene voorwaarden; wat zijn dat precies?

Algemene voorwaarden zijn schriftelijk vastgelegde bepalingen tussen ondernemer en afnemer/klant. Meestal zijn deze voorwaarden onderling mondeling of schriftelijk al besproken. Bijvoorbeeld de betaaltermijn, de betaalwijze, of en hoelang er garantie op de producten zit, en hoe je als ondernemer een klacht oplost. Dat zijn onderwerpen die bijna altijd al aan de orde zijn gekomen tijdens het aankoopgesprek met de klant. Er zijn 3 zaken die wel een belangrijke rol spelen in de mondelinge overeenkomst, maar niet in de algemene voorwaarden mogen staan. Dat is 1-het vermelden van wat er geleverd wordt door de ondernemer, 2- de afgesproken prijs en 3- de duur van de overeenkomst.
De algemene voorwaarden worden meestal opgesteld bij regelmatige leveringen aan nieuwe klanten en beslaan meerdere onderwerpen, maar een van de belangrijke redenen om ze op te stellen is dat ze ervoor dienen de aansprakelijkheid en het risico bij levering van producten of diensten, voor de ondernemer zoveel mogelijk te beperken.

Zijn algemene voorwaarden voor elk bedrijf hetzelfde?
Alhoewel de naam algemene voorwaarden misschien anders doet vermoeden, verschillen deze voorwaarden van bedrijf tot bedrijf. Want elk bedrijf is uniek en biedt eigen producten aan en hanteert een eigen beleid, dat levert verschillende voorwaarden op. Algemene voorwaarden opstellen en vastleggen is niet eenvoudig, maar ze maken het de ondernemer bij regelmatige levering aan nieuwe klanten een stuk makkelijker. In plaats van telkens eenzelfde gesprek over de voorwaarden te voeren, kan de ondernemer naar zijn voorwaarden verwijzen of ze toesturen. De klant kan ze dan rustig nalezen. Voorwaarde is wel dat de ondernemer deze algemene voorwaarden duidelijk vermeldt op zijn site, of deze, bijvoorbeeld als pdf of een Word document, zelf elke keer naar een nieuwe klant stuurt.
De algemene voorwaarden kunnen conflicten voorkomen, zowel voor de ondernemer als voor de klant. Daarom moeten ze zo helder mogelijk – voor beide partijen – worden opgesteld.

Verschillende soorten algemene voorwaarden
Wat voor soort bedrijf je hebt, in welke branche je werkt, welke klanten je bedient en of je via een webshop verkoopt of niet zijn factoren die bepalen welk soort algemene voorwaarden bij jouw bedrijf horen. Branche-organisaties stellen steeds meer zelf algemene voorwaarden op die geschikt zijn voor hun speccifieke branche.
De algemene voorwaarden zijn in vier soorten verdeeld:
•  Voorwaarden voor diensten
•  Voorwaarden voor producten
•  Voorwaarden voor producten zowel producten als diensten
•  Voor verkoop op afstand (webshop, elektronische en mobiele handel)

Verder is er een groot verschil tussen de algemene voorwaarden voor levering van producten en diensten aan consumenten of aan bedrijven. Omdat ervan uitgegaan wordt dat bedrijven meer verstand hebben van zaken doen en overeenkomsten sluiten, gelden er voor de verkoop aan consumenten veel wettelijke regels, waardoor deze meestal beter beschermd zijn dan de ondernemers en hun bedrijf.

Zijn algemene voorwaarden verplicht voor ondernemers?
Nee, ze zijn niet verplicht. Maar veel branches hebben in samenwerking met de Consumentenbond Algemene Consumentenvoorwaarden opgesteld. Als je dus als ondernemer lid wordt van de branche- of beroepsvereniging kan je verplicht worden gesteld deze voorwaarden te handhaven. Er komen steeds meer nieuwe consumentenvoorwaarden bij, bijna alle branches voeren algemene voorwaarden. Wanneer je als ondernemer geen lid van een beroepsvereniging wordt, hoef je je niet aan de regels te houden. Maar je mag ze wel hanteren. Bedenk wel dat voor de consument het hanteren van consumentenvoorwaarden binnen een branche vaak een reden is om met een bepaalde ondernemer in zee te gaan. Het biedt tenslotte veiligheid.

Algemene voorwaarden: wat zet je erin?

Je kan natuurlijk je eigen algemene voorwaarden opstellen, maar of deze juridisch correct zijn is een heel ander verhaal. Daarom is het belangrijk hulp van een jurist, gespecialiseerd in deze materie, in te roepen. Het Burgerlijk Wetboek vermeldt niet wat er in de algemene voorwaarden moet worden vastgelegd, maar juist wat er niet in mag staan. Zoals ik al eerder beschreef mag het volgende niet in je algemene voorwaarden vermeld worden: 1-het vermelden van wat er geleverd wordt door de ondernemer, 2- de afgesproken prijs, en 3- de duur van de overeenkomst. De reden dat deze drie bepalingen niet in de voorwaarden mogen worden opgenomen is dat dit kernbedingen zijn. Kernbedingen zijn bedingen die de kern van de afspraken weergeven en mogen niet in de algemene voorwaarden vermeld worden. Ook mogen er geen onredelijke voorwaarden beschreven worden, zoals het recht om prijzen zonder overleg aan te passen of leveren wanneer het jou als ondernemer uitkomt etc.

Het Burgerlijk Wetboek bevat
1-  een zwarte lijst: hierin wordt vermeld wanneer er sprake is van onredelijk bezwarende bepalingen en
2-  een grijze lijst: hieronder vind je wanneer er sprake kan zijn van onredelijk bezwarende bepalingen.

Hier vind je alle bepalingen die onder de grijze en zwarte lijst vallen.

De bepalingen die genoemd worden in beide lijsten zijn bindend wanneer het om algemene voorwaarden voor consumenten gaat. Zelfs als een consument zegt een bepaalde voorwaarde prima te vinden. Wanneer er wordt getwijfeld over de uitleg van een voorwaarde uit deze lijsten, wordt de voor de consument meest gunstige uitleg gehanteerd. Het is dus voor de ondernemer belangrijk kennis te nemen van deze lijsten en er rekening mee te houden! Zeker als je zaken doet met consumenten.

Voor bedrijven die zaken doen met andere bedrijven zijn de bepalingen van de grijze en zwarte lijst niet bindend, ze kunnen afspreken wat ze willen. Maar wanneer je als bedrijf in een situatie komt – tijdens het zakendoen met een ander bedrijf – dat dat bedrijf protest aantekent tegen een bepaling van jouw algemene voorwaarden, en die bepaling komt voor op de grijze of zwarte lijst, zal de rechter eerder geneigd zijn dat bedrijf in het gelijk te stellen dan wanneer die bepaling niet op de lijsten voorkomt. Dat betekent dat je toch beter wel met de bepalingen rekening kan houden in je algemene voorwaarden.

Inmiddels is de rechtspraak wel tegemoet gekomen aan de – in verhouding tot de grote bedrijven – vaak zwakkere positie van de kleine ondernemer. Onder omstandigheden kan deze ten opzichte van de gebruiker van algemene voorwaarden, gelijk staan aan een consument en toch een beroep doen op de grijze en zwarte lijst. Dit heet reflexwerking. Hier vindt je er meer informatie over.

Kan je als bedrijf verschillende algemene voorwaarden hanteren?
Als je ook werkelijk totaal verschillende diensten verleent binnen je bedrijf is dat inderdaad mogelijk. Maar de rechtspraak wordt steeds kritischer ten opzichte van het hanteren van verschillende sets algemene voorwaarden voor 1 bedrijf. Er worden hoge eisen gesteld aan de duidelijkheid waarmee jij jouw klant op de hoogte brengt van welke set algemene regels geldig is voor die dienst die de klant van je afneemt. Ben je daar niet duidelijk in geweest, dan maakt geen van al je sets algemene voorwaarden meer deel uit van de overeenkomst.

Het  opstellen en toepassen van algemene voorwaarden is niet iets om helemaal zelf te doen. Elk bedrijf heeft immers andere algemene voorwaarden nodig, dus je moet specifiek zijn in hoe en wat je opstelt om je bedrijf te beschermen. Daarom is het beter om het opstellen van je algemene voorwaarden met hulp van juristen te doen. Zij weten nu eenmaal meer van de wet. Natuurlijk kost het geld, maar dat kosten rechtszaken ook. Er zijn bedrijven die ook aanbieden, deze algemene voorwaarden online met jou te regelen, waardoor de kosten zeer beperkt zijn. Voor een goed adres en meer informatie klik hier. Het kost jou ook minder tijd, scheelt in reistijd en -kosten en ze helpen je niet alleen met het opstellen, maar ook met het juist hanteren en toepassen van de regels. Want dat vergt ook aandacht en kennis.
In mijn volgend blog meer over wat in je algemene voorwaarden zou moeten voorkomen, de juiste toepassing en geldigheid ervan en wel of niet deponeren bij de Kamer van Koophandel.

Thelma VanOordt/www.ontwerpbureau-amsterdam.nl

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

Scroll To Top